Parte del viajero y fichero de viajeros en el módulo de Hotel

En esta lección aprenderás a gestionar el Parte del viajero y el Fichero de viajeros dentro del módulo de Hotel de eclipse ERP. Estas funciones son obligatorias por normativa y sirven para registrar la información de los huéspedes y comunicarla posteriormente a las autoridades competentes.

1. Acceso al módulo de viajeros

Para gestionar los partes de viajeros, entra en: Hotel → Parte del viajero / Fichero Desde aquí podrás ver todos los registros generados, crear nuevos y preparar los ficheros oficiales.

2. ¿Qué es el parte del viajero?

El parte del viajero es un documento que debe rellenarse para cada huésped mayor de 14 años. Incluye datos obligatorios como:

• Nombre y apellidos
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Tipo y número de documento
• Fecha de expedición del documento
• Fecha de entrada en el hotel

Este parte debe estar firmado por el huésped y almacenado por el establecimiento.

3. Generar un parte del viajero

Para generar un parte asociado a una reserva, selecciona al cliente y pulsa: Generar parte del viajero El sistema tomará automáticamente los datos ya introducidos en la ficha del cliente.

4. Verificación y edición de datos

Antes de imprimir o guardar el parte, revisa que los datos están correctos:

• Nombre completo
• Documento de identidad (DNI, NIE, pasaporte…)
• Nacionalidad
• Fecha de entrada

Si es necesario corregir algún dato, puedes editarlo directamente desde esta pantalla.

5. Firma del parte del viajero

Una vez validado, imprime el parte para que el huésped lo firme. También puedes guardarlo digitalmente si tu establecimiento dispone de sistema de firma electrónica. El documento firmado se debe conservar durante el tiempo exigido por la normativa vigente.

6. Generar el fichero de viajeros

El siguiente paso es crear el fichero digital que se enviará a las autoridades  policiales. Para generarlo, usa la opción: Crear fichero El ERP generará automáticamente un archivo con todos los huéspedes registrados durante el periodo seleccionado.

7. Formato del archivo

El fichero se crea en el formato estándar exigido por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad (habitualmente formato TXT con estructura específica). Podrás guardarlo en tu equipo y subirlo manualmente al portal correspondiente de la policía o guardia civil.

8. Envío del fichero a las autoridades

Una vez generado el fichero de viajeros, el procedimiento habitual es:

• Acceder a la web oficial correspondiente
• Iniciar sesión con las credenciales del establecimiento
• Subir el fichero generado
• Confirmar que ha sido procesado correctamente

Este proceso debe repetirse diariamente o según la periodicidad establecida por la normativa.

9. Historial y consultas

El módulo permite consultar:

• Partes del viajero generados
• Ficheros enviados
• Errores de validación
• Datos de huéspedes históricos

Esto facilita auditorías internas y revisiones por parte de autoridades.

Consejo final

El adecuado cumplimiento del Parte del viajero y el Fichero de viajeros es obligatorio para todos los establecimientos hoteleros. Con eclipse ERP podrás gestionar estos documentos de forma automatizada, rápida y sin errores, asegurando el cumplimiento legal en todo momento.