Caso práctico: control de caja y operaciones en TPV
En esta lección aprenderás a gestionar el control de caja en el módulo de hostelería de eclipse ERP. El control de caja permite registrar todos los movimientos de efectivo —entradas, salidas, ventas y cierres— asegurando que cada turno o jornada quede correctamente cuadrado. Esta función es esencial para mantener un registro transparente y fiable de la tesorería diaria.
1. Acceso al control de caja
Desde el TPV de hostelería, pulsa el botón “Caja” o entra en el menú superior y selecciona Operaciones de caja. Se abrirá una ventana donde podrás ver los movimientos registrados durante el día, con detalle de fechas, importes y conceptos.
En la parte superior encontrarás los botones Entrada, Salida y Revisión, que te permitirán registrar o consultar las operaciones de efectivo.
2. Registrar una entrada de dinero
Las entradas de caja se utilizan para reflejar cualquier incorporación de efectivo que no provenga de una venta directa. Por ejemplo:
- Un ingreso inicial al comenzar el turno (fondo de caja).
- Una devolución de cambio desde otra caja.
- Un reingreso de efectivo después de un pago erróneo.
Para registrarla, pulsa Entrada, introduce el importe y el concepto (por ejemplo, “Fondo inicial de caja”) y confirma la operación. El movimiento quedará guardado y sumará al total disponible en caja.
3. Registrar una salida de dinero
Las salidas de caja se emplean para registrar pagos en efectivo que realiza el establecimiento y que reducen el saldo de caja. Algunos ejemplos son:
- Pago a proveedores.
- Compra de material urgente.
- Retirada de efectivo para depósito en banco.
Para realizar una salida, pulsa Salida, indica el importe, selecciona el motivo y confirma. El sistema registrará automáticamente la hora, el usuario y el concepto, dejando trazabilidad completa del movimiento.
4. Consultar movimientos del día
En la pestaña Listado de operaciones puedes revisar todas las entradas, salidas y cobros de ventas realizados durante la jornada. Cada registro muestra la hora, el tipo de operación, el importe y el usuario que la ejecutó.
Puedes aplicar filtros por tipo (entrada, salida o venta) o exportar el listado para revisión contable o auditoría interna.
5. Arqueo de caja
Antes de finalizar el turno o la jornada, es recomendable realizar un arqueo de caja. Para ello, pulsa el botón Revisión o Arqueo. El sistema mostrará un resumen con:
- Total de ventas del día (efectivo, tarjeta y otros medios).
- Entradas y salidas manuales.
- Saldo teórico actual en caja.
Introduce el importe contado físicamente y el sistema calculará la diferencia, si la hubiera, indicando si existe sobrante o faltante. Este registro se almacena automáticamente en el histórico de arqueos.
6. Cierre de caja
Una vez comprobado el arqueo, realiza el cierre de caja para dejar el turno completamente finalizado. Pulsa el botón Cerrar turno o Cerrar caja. El sistema bloqueará los movimientos de ese día y generará un informe con el detalle de todas las operaciones, incluyendo ventas, cobros, entradas y salidas.
Este informe puede imprimirse o guardarse en PDF para su revisión por el responsable o para control contable.
7. Informe de control de caja
Desde la gestión principal del ERP, en el módulo Tesorería, puedes consultar el informe completo de control de caja. Allí encontrarás los totales diarios, los arqueos realizados y el detalle de cada usuario o turno. Esto facilita la conciliación con el efectivo real y con los pagos registrados por tarjeta o transferencia.
Consejo final
Realiza siempre el cierre de caja al final del turno para evitar descuadres entre jornadas. Introduce correctamente todas las entradas y salidas para que el sistema mantenga la trazabilidad del efectivo y puedas justificar cualquier movimiento ante auditorías o revisiones. Recuerda que eclipse ERP permite vincular cada operación a un usuario, garantizando un control completo del flujo de dinero en el negocio.