La gestión documental está integrada en toda la aplicación. Gracias a ella se puede añadir cualquier tipo de archivo a un registro del ERP.
Cuando este botón esté disponible, puedes hacer click en él después de seleccionar con el cursor en el grid de datos el registro con el que deseas trabajar.
Vamos a ver a continuación en detalle, la información que proporciona esta pantalla:
Zona superior:
Totalizador de documentos: Para que se vea de forma sencilla los documentos que tenemos anexados a este grupo de gestión documental.
Identificador: Nos muestra el tipo de registro con el que estamos trabajando (en este caso un artículo) y el nombre del mismo. Así tenemos a mano siempre la información que vamos a proceder a usar.
Gestionar documentos:
Agregar desde el disco duro: El primer punto que vamos a ver, y el más usado, es agregar información ya digitalizada desde cualquier punto al que acceda nuestro equipo. Para ello debemos seleccionar un documento haciendo uso de la lupa. Describir el nombre de lo que hemos cargado y pulsar el botón de + Añadir.
Truco: En la mayor parte de registros sólo se añade un documento. Si no escribes nada
en el apartado nombre, la aplicación guarda el registro y lo llama Documento.
Agregar desde escáner: Desde un escáner (configurado a través de un driver WIA) se puede leer directamente un documento de una o varias hojas y la aplicación lo archivarán directamente. Si el documento tiene varias hojas, se crearán varios archivos.
Documentos asociados: Aquí se ven todos los documentos asociados al registro actual.
Eliminar: Nos permite eliminar el archivo que tenemos seleccionado en la lista de documentos disponibles.
Abrir: Abre el documento seleccionado (asignará cada documento al programa que windows tenga predeterminado para el tipo de archivo seleccionado.
Información: Esta información te explica como funciona el archivado de documentos de la aplicación.
De forma adicional es Importante que sepas que adicionalmente a los permisos de la aplicación (que residen en la ficha de usuario) para cada uno de los usuarios que trabajan con la misma, también has de saber que para reforzar la seguridad, es recomendable que cada uno de los usuarios tenga bien definidos los parámetros de seguridad del sistema operativo y los permisos de las carpetas de la gestión documental. La aplicación crea una estructura base de carpetas identificando cada uno de los recursos donde archiva la información por carpetas.
Cerrar: Cierra la ventana de la gestión documental. No hace falta guardar los cambios ya que estos se producen con cada acción realizada en la ventana superior.
Aceptar: Cierra la ventana de la gestión documental. No hace falta guardar los cambios ya que estos se producen con cada acción realizada en la ventana superior.
