Introducción #
El objetivo de este manual es explicarle al usuario como realizar una organización correcta de la información en eclipse ERP para que ciertos reportes o informes presenten la información resumida de una forma válida para su análisis agrupado.
En este sentido la aplicación ofrece las siguientes herramientas para su análisis:
- Centro de análisis agrupado (En la versión profesional y siguientes)
- Cuenta de explotación (Bajo la contratación específica de los paneles)
Organizar la información sobre albaranes o facturas de compra #
La información se puede obtener etiquetando correctamente las facturas de compra, pero si la empresa tiene la necesidad de realizar un desglose de la información de compra de una única factura entre varios puntos, deberás utilizar albaranes de compra, ya que de esta forma se puede desglosar una única factura de la siguiente forma:
Origen del gasto:
Factura de una gasolinera A197 por importe de 120 €
Desglose en albaranes:
- Albarán A197-1: 20 €
- Albarán A197-2: 50 €
- Albarán A197-2: 50 €
Así cada uno de los albaranes ficticios se imputará con una determinada clasificación, luego, con la función de agrupación crearemos la factura real por importe de 120 €, sin ningún tipo de clasificación.
Debemos tener en cuenta si este es nuestro caso, que cualquier compra deberá estar presente con una albarán de compra, esto no supone ningún problema ya que la aplicación luego puede convertir todo a facturas de compra para llevar un registro efectivo de las mismas, además así la cartera de compras estará perfectamente ordenada.
Estadística sobre las ventas #
La aplicación permite definir un sistema también idéntico a las compras sobre las ventas, con los mismos procesos que se muestran en este, pero aplicado al circuito de ventas.
La aplicación permite definir un sistema también idéntico a las compras sobre las ventas, con los mismos procesos que se muestran en este, pero aplicado al circuito de ventas.
Definiciones iniciales #
Para que la aplicación funcione correctamente los primero que debemos plantearnos, es el esquema de información que vamos a pedir a la misma.
Para ello os dejamos este ejemplo de la guía de implantación, con el que podréis haceros una idea inicial de una configuración habitual, pero pensar que cada empresa desea conocer ciertos datos de forma agrupada, y muchas veces, según sector de actividad, objetivos, etc… estos pueden variar:
Teniendo en consideración centro de coste como unidad de producción (Coruña, Vigo… ), o verticalización del negocio (Construcción, Fontanería…)
Centros de coste | Categorías de gasto | Grupos de gasto |
---|---|---|
1 – Coruña 2 – Vigo 3 – 4 – 5 – | 1 – Personal 2 – Alquileres 3 – Suministros 4 – Servicios financieros 5 – Servicios exteriores | 1.1 – Salarios 1.2 – Seguridad social 1.3 – Incentivos 2.1 – Alquileres 3.1 – Electricidad 3.2 – Gas 3.3 – Telecomunicaciones 4.1 – Asesoría 4.2 – Servicios informáticos 4.3 … |
Teniendo en cuenta que la compra de materias primas y materiales se automatiza con las facturas de compra, y no hace falta imputarlas a ninguna categoría ni grupo de gasto.
Desde la ventana de Auxiliares es donde vamos a poder definir todos los parámetros necesarios para la correcta configuración del programa:
Métodos de clasificación de la información #
Centros de coste: #
Lo utilizaremos para definir (por lo general) diferentes delegaciones de nuestra empresa que queramos analizar de forma independiente, por ejemplo: diferentes sedes.
Importante: en una empresa que sólo disponga de un centro de coste, este se puede predeterminar en la configuración general del programa, así cualquier documento de compra o venta, asignará por defecto este centro.
Categorías de grupos de gasto: #
Permite ver la información de varios grupos de gastos agrupadas en un único punto. Por ejemplo: los suministros.
Debemos indicar el tipo (compras o ventas) y si vamos a utilizar el cuadro de explotación, si queremos que se muestre fuera del “EBITDA”, por sus siglas representan, en inglés, las ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization), o lo que es lo mismo, representa el beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducibilidad de los gastos financieros)
Grupos de gasto: #
Es el ejemplo de cómo controlar los gastos de la forma más detallada, pero permaneciendo en grupo (la siguiente sería la ficha del proveedor particular) un buen ejemplo para los suministros sería:
- Electricidad
- Gas
- Telecomunicaciones
- …
Se debe indicar también a la categoría de grupo de gastos al que pertenece, y el tipo (compras o ventas)
Clasificación adicional:
Recomendamos que todos los gastos que se carguen en la aplicación (se hagan en una serie independiente, por ejemplo la B, dejando la A para compra de materias primas) así todo el sistema de listados será más eficiente.
Búsquedas por tipo:
La aplicación permite realizar búsquedas en los Categorías y Grupos de gasto filtrando por el tipo (compras o ventas)
para facilitar la representación de la información:
Permisos para el acceso a la información #
Antes de empezar a cargar información y clasificarla, debemos indicar que usuarios podrán tener información acceso a esta información, permitiendo crear así una capa de seguridad entre los usuarios que trabajan en la aplicación desde departamentos de compras y almacén y los que tienen una visión más completa de la empresa.
Por eso, ningún usuario del programa, que no tenga marcada el permiso “Acceso a gastos” podrá ver ninguna factura, o albarán de compra que: provenga de un acreedor y tenga asignado un grupo de gastos.
Acreedores #
El acreedor es un proveedor, pero al que le predeterminamos:
- Maca de acreedor
- Grupo de gasto por defecto (recomendado, ya que así todos sus nuevos documentos se clasificarán de forma automática en un determinado grupo, facilitando así la consistencia de la información.
Importante: un proveedor que obtenga la marca de acreedor, desparece del programa para un usuario que no tenga activado el permiso de “Gastos”
Lo mismo podemos hacer desde la ficha de clientes, así podemos llevar la estadística al mismo nivel de detalle tanto en compras como en ventas. Todos los clientes que se engloben en un único sector de actividad, podremos llevarlos a esta estadística de forma predeterminada.
Clasificación de los gastos #
Atendiendo a si deseáis obtener la información de forma detallada (albaranes) o más agrupada (facturas), lo que se debe indicar en cada uno de los documentos es:
- El centro de coste (Se puede fijar en la configuración del programa si es un único centro)
- El grupo de gasto (Se puede fijar en el proveedor)
- La categoría de gasto (La obtiene automáticamente, porque es a la que pertenece este grupo de gasto)
Detalles importantes de marcado adicional:
- La serie: Estamos usando la serie B, así la información de los listados es más sencilla de obtener y filtrar
- El artículo: NO usar artículos, para que la estadística de compra no se vea afectada, lo ideal es indicar una descripción, en este caso hemos utilizado un “.” porque no nos parece necesario detallarla más pero se podríahacer detallada
Recordamos lo sencillo que sería cargar un documento como este, teniendo en cuenta que si hemos definido bien los valores en: configuración general, ficha del acreedor, con sólo hacer click en nuevo Albarán o Factura el centro de coste aparecerá cargado por defecto, y tan pronto carguemos al proveedor / acreedor.
Representación de la información #
Según la versión de la aplicación:
- Elite: podrás acceder a la misma desde una URL que se facilita con el contrato.
- Profesional y Elite: a través de los informes > Centro de análisis agrupado.
Centro de análisis agrupado #
En este centro de análisis vas a poder establecer los filtros de:
- Rangos: por tipo de documentos y fechas.
- Centro de coste y Proyecto
- Categorías y grupos e gasto (en compras y ventas), o marcar “sin gastos” para obtener materias primas
De esa forma se irá actualizando la información en la base de la ventana, siempre obteniendo información de los circuitos de compras y ventas, obteniendo así un rápido balance de los resultados de nuestra empresa.
Cuenta de explotación #
Desde el CRM > Paneles > Cuenta de explotación:
En el paso 1, seleccionamos todos los indicadores con los que queremos que se presente la cuenta de explotación (las series vacías incluirán por defecto todos
Resultado: